Référence : PO-QVM-19-XX-PolitiqueQ-v4
Date de diffusion : 06/06/2022
1. Politique Qualité générale
Depuis 70 ans, l’Agence CHAMBRELANT met son expertise et son engagement qualité au service de ses Clients Exploitants Pharmaceutiques, des professionnels de santé et autres Parties Prenantes (ci-après « Clients » au sens large).
Notre mission :
Apporter à nos Parties Prenantes le meilleur niveau de service dans le domaine de l’information promotionnelle sur les Médicaments et autres Produits de santé qui nous sont confiés sur l’Afrique Subsaharienne Francophone, les DROM, la Polynésie et la Nouvelle-Calédonie.
Notre engagement :
L’Agence CHAMBRELANT s’engage à faire de la satisfaction Clients sa priorité dans le respect de l’Ethique.
A cet effet, la Direction fixe les objectifs suivants :
- Mettre en place et maintenir un système de management de la qualité placé sous la responsabilité du Responsable Qualité permettant de répondre aux exigences Clients dans le respect des référentiels et réglementations applicables
- Impliquer l’ensemble de l’entreprise à la démarche Qualité au moyen d’une communication dédiée et d’un pilotage multidisciplinaire.
- Organiser une revue périodique de notre activité et des indicateurs associés afin d’améliorer le système de management de la qualité.
- Sensibiliser et former l’ensemble des équipes terrain et administratives à l’application des règlementations en vigueur, notamment à la Charte de l’information promotionnelle sur les DROM ainsi qu’aux Bonnes Pratiques de Pharmacovigilance, au respect de la confidentialité des données et à la Compliance des lois anti-corruption à l’international (FCPA, Bribery Act…) sur l’ensemble des territoires où s’exerce son activité.
- Garantir la formation d’intégration et continue adéquate pour l’ensemble de nos collaborateurs, que leur activité soit orientée terrain ou administratif.
- Développer et mettre en œuvre les dispositions nécessaires pour gérer les situations de crise afin de poursuivre ou reprendre ses activités dans les meilleurs délais.
L’Agence s’engage à dédier les ressources humaines, techniques, financières et organisationnelles nécessaires à la mise en œuvre de cette politique de qualité, qui est revue a minima chaque année par la Direction et le Responsable Qualité dans une perspective d’amélioration continue en fonction des résultats d’audits internes, externes, revue de Direction et évolutions réglementaires.
La Politique Qualité en vigueur est diffusée par voie électronique à tous les collaborateurs de l’entreprise, qui s’engagent à la respecter, et est disponible pour l’ensemble des parties prenantes sur le site internet public de l’Agence CHAMBRELANT.
2. Politique Qualité Information Promotionnelle sur les Médicaments
La mise en place de la Politique Qualité relative à l’information Promotionnelle sur les Médicaments s’intègre dans la Politique Qualité générale de l’Agence.
L’Agence CHAMBRELANT s’engage à favoriser le Bon Usage du Médicament dans le cadre de son activité d’information promotionnelle en se fixant pour objectif sur toutes ses zones d’activité de :
- Manager par la Qualité le suivi de la conformité de l’information dispensée auprès des professionnels de santé à celle élaborée en collaboration avec le donneur d’ordres, de la bonne utilisation des supports et du respect de la fréquence des contacts définie par le donneur d’ordres
- Communiquer à chaque personne en lien avec l’activité terrain les objectifs de l’Agence en termes de qualité de l’Information Promotionnelle, afin que tous s’impliquent dans la démarche engagée
- Développer les connaissances scientifiques des collaborateurs en charge de l’information promotionnelle
- Sensibiliser et former les collaborateurs à l’environnement réglementaire lié à leur activité
- S’assurer de l’exercice de l’activité professionnelle de promotion dans le respect de l’éthique (Déontologie, Compliance, Données personnelles, Secret médical…)
- Se doter d’indicateurs mesurables relatifs à la qualité de l’information promotionnelle.
Activité DROM :
L’activité DROM est encadrée par la Charte de l’information promotionnelle sur les Médicaments.
En octobre 2014, la nouvelle Charte a été signée entre le LEEM et le CEPS. Un nouveau référentiel de certification a été publié par la HAS en mars 2016 et mis à jour en mars 2017.
Depuis la publication au JO de l’arrêté du 4 Mars 2022, la charte de qualité des pratiques professionnelles des personnes chargées de la présentation, de l’information ou de la promotion des dispositifs médicaux à usage individuel, des produits de santé autres que les médicaments et des prestations de service éventuellement associées vient compléter les éléments déjà en vigueur avec la Charte de l’information promotionnelle sur les DROM.
Cliquez ici pour accéder au Référentiel de Certification en vigueur.
L’Agence CHAMBRELANT s’est engagée à respecter cette Charte de l’information promotionnelle et par conséquent les nouvelles dispositions de la Charte de qualité des pratiques des personnes chargées de la présentation, de l’information ou de la promotion des dispositifs médicaux à usage individuel, des produits de santé autres que les médicaments et des prestations de service éventuellement associées.
A ce titre, le Responsable Qualité est positionné dans l’entreprise pour l’activité DROM de manière à pouvoir exercer ses responsabilités. Son indépendance vis-à-vis des personnes responsables des ventes et la synergie avec le dirigeant de l’entreprise sont essentielles.
Ainsi, certains contrats pourront être refusés, au cas où ils comporteraient des dispositions contraires à la Charte ou si, du fait de l’organisation ou des moyens de l’Agence CHAMBRELANT, l’acceptation d’une mission complémentaire à un moment donné ne permettrait plus à l’Agence CHAMBRELANT d’assurer la qualité requise pour l’activité d’information par démarchage ou prospection visant à la promotion des médicaments qui lui est confiée. Il reste toutefois possible, le cas échéant, d’établir des contrats tripartites faisant intervenir une autre société sous-traitante certifiée.
S’ajoutent aux objectifs généraux de l’information promotionnelle sur les médicaments les objectifs suivants pour cette zone d’activité :
- Maintenir une distinction claire entre l’activité d’information promotionnelle portant sur les médicaments pris en charge et l’information promotionnelle sur d’autres produits de santé au travers de son registre d’activité.
- Distinguer les obligations liées à la promotion des médicaments pris en charge, non pris en charge ou encore les autres produits de santé LPP aussi bien dans les documents internes que dans les documents à destination des personnes concernées.
- S’assurer que lorsque l’entreprise confie à une personne exerçant une activité d’information par démarchage ou prospection visant à la promotion d’un médicament, d’autres missions (vente, négociation, promotion d’autres produits de santé, etc.), les règles déontologiques interdisant la remise de cadeaux et d’avantages s’appliquent à toutes ces activités, en tout lieu et pendant toute la durée du contrat relatif au médicament.
- S’assurer que seules les demandes d’information médicale puissent transiter par les DM et APM mais que les réponses /communications médicales non-promotionnelles s’effectuent ensuite directement entre l’EPE et le praticien demandeur.
Notre certificat de conformité de l’activité d’information par démarchage ou prospection visant à la promotion des médicaments (selon le référentiel de mars 2017) est disponible ci-dessous.
Vous pouvez nous faire part de votre appréciation sur la qualité scientifique de l’information promotionnelle délivrée par les délégués de l’Agence, son objectivité et sa conformité aux lois et règlements, sur la qualité des informations délivrées et l’organisation et la fréquence des visites en adressant un e-mail à qualite.visite.medicale@agence-chambrelant.com
Bernard CAPDEVIELLE Pierre ASSELIN Florence GARNIER
Directeur Directeur Ph.D Responsable Qualité
Certificat BV 2024 2027
Activité d’information promotionnelle sur les territoires français d’Outre-Mer certifiée depuis 2009.